Le Decision Committee

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Définition de son rôle

Le Decision Committee est une instance qui est en capacité de prendre des décisions par rapport au projet. Il a un rôle essentiel dans la gouvernance du framing agile qu’on soit dans un contexte de framing agile à l’échelle ou non.

Pour avoir cette capacité de décision, le Decision Committee réunira des membres du framing agile et des personnes extérieures à celui-ci. Nous pourrions avoir :

  • le Product Owner
  • le Framing Master
  • le Lead Technique
  • le ou les sponsors du produit
  • les parties prenantes importantes

Nous séparons volontairement les parties prenantes et les sponsors pour différencier l’aspect budgétaire aux autres potentiels aspects. Par exemple sur un outil bancaire, un juriste pourrait être indispensable pour s’assurer que l’équipe n’aille pas dans une voix totalement illégale ; si le juriste est indispensable pour la bonne conduite de l’avancement du produit, il sera alors considéré comme une partie prenante importante.

Pour rappel, nous définissons les membres du Decision Committee lors de la phase de pré-framing (que nous verrons plus tard). Cependant en cas d’oublie à ce moment là, il ne faudra pas hésiter à ajouter un nouveau membre à ce comité. Par contre, nous nous assurerons toujours de la pertinence de chaque membre lors de ce Decision Committee.

Le Decision Committee sera l’instance qui sera en capacité d’arrêter un framing agile en cours si les différents indicateurs (principalement financiers) montrent qu’il ne sera pas possible de sécuriser le projet financièrement. Nous allons voir ce sujet plus en détail à la suite.

Rythme du rassemblement du Decison Committee

Le Decision Committee classique

Cette instance se réunit par défaut toutes les deux semaines : 2 fois pour un framing de projet et 1 fois pour un framing de release.

[NEW] Si le produit à lancer est complexe, je recommande de faire 1 Decision Committee par semaine pour un framing de release.

Voici le déroulé classique lors de cette instance classique du Decision Committee :

  • définir la personne qui prendra des notes pour le compte rendu final
  • présenter les travaux réalisés par l’équipe
  • faire un point de l’état d’avancement du framing agile
  • présenter les éléments qui nécessitent une prise de décision (et les prendre)
  • remonter les obstacles rencontrés par l’équipe

Si les obstacles annoncés lors du Decision Committee ne peuvent pas être gérés par les participants de cette instance, il sera indispensable que le framing master remonte ceux-ci au Ministry (si il existe dans le cadre de framing à l’échelle) ou qu’il aille voir les personnes étant en capacité de l’aider dans la résolution de ceux-ci.

L’Exceptional Decision Committee (EDC)

Dans certains cas où il n’est pas possible d’attendre la prochaine occurrence du Decision Committee classique, le framing master devra déclencher une Exceptional Decision Committee (EDC). Il y a parfois des décisions à prendre qui ne peuvent pas attendre car le risque d’un blocage du framing agile est totalement possible.

Nous allons voir un exemple qui peut amener au déclenchement de cet EDC. A la fin de l’atelier du Release Board, l’équipe de framing peut s’apercevoir que le budget nécessaire pour délivrer au minimum le MVP/MMP du produit est au-dessus de l’enveloppe allouée au projet. Le Framing Master qui a un rôle important sur la partie budgétaire du produit va déclencher un EDC pour prendre de vraies décisions. Voici les décisions qui peuvent en découler :

  • on alloue une plus grande enveloppe budgétaire au projet
  • on envisage de réduire le périmètre du MVP/MMP
  • on peut aussi travailler sur ces deux derniers facteurs en même temps
  • on arrête le projet sans attendre

Ce sont parfois des décisions difficiles à prendre mais c’est l’un des rôles clés du Decision Committee. Il doit être en capacité de prendre une vraie décision de pivot ou d’arrêter le projet avant d’avoir un investissement trop coûteux.

Conseil : il ne faut jamais réaliser un framing agile sans la définition d’un Decision Committee. Cette instance est 100% liée au projet et n’est pas liée à la mise en place du framing agile à l’échelle.

Raisons de Go / No Go

1/ Parfois les équipes ne respectent pas leurs engagements pour le bon déroulé du framing agile. Le Decision Committee doit-être en capacité de mettre fin au framing agile après cette recommandation du framing master voire du coach framing.

2/ Quand l’équipe du framing agile découvre que le budget et le contenu du produit ne sont pas en corrélation, le sujet doit être débattu au sein du Decision Committee ; si il n’y a pas de solution, le Decision Committee doit être en capacité de mettre fin au framing agile qui est en cours.

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