Le Ministry dans le Framing Agile

Ministry Kanban
Ministry Kanban

Le ministry est une cellule de gouvernance très importante dans l’entreprise qui a le désire de faire du framing agile à l’échelle. Déployer du framing agile à l’échelle, signifie de faire plusieurs framing agile en parallèle au sein de la structure.

Le Ministry a plusieurs rôles clés à ne pas négliger, essentiels à la réussite de ce déploiement à l’échelle du framing. Il a pour rôle de :

  • gérer la logistique des coach framing et des framing master
  • gestion de la logistique pour avoir les Obeyas disponibles 1 mois pour chaque framing
  • gérer les formations des coach framing et des framing master
  • valider ou refuser le lancement d’un projet en framing
  • gérer la mise en place de templates de livrables attendus
  • gérer les sujets connexes à l’ensemble des framing agile
  • partager la vision de l’entreprise et les missions aux équipes

Dans certaines entreprises, le Ministry pourra devenir une cellule de gestion globale des projets ; dans ce cas, il devra s’alimenter de rôles complémentaires essentiels au bon fonctionnement général.

Le Ministry et les framing master de chacun des framing ont un lien fort pour assurer un maximum de pérennité sur le bon déroulement des framing.

Le Ministry
Le Ministry

En cas de problème majeur qui ne peut être résolu par l’équipe du framing ou le Decision Committee, le framing master remontera celui-ci au Ministry ; le but de cette escalade du problème rencontré sera de gérer celui-ci  dans les meilleurs délais possibles.

Le Ministry devra également mettre en place un suivi avec chacun des Framing Master pour s’assurer que tout fonctionne bien et pour agir en cas de besoin. Cependant ce suivi régulier des framing master par le Ministry ne doit pas être une raison pour ne pas remonter les problèmes urgents. Le Framing Master doit être réactif et ne pas attendre que des problèmes bloquants soient rencontrés par l’équipe du framing.

Mise en place du Ministry

La mise en place du Ministry doit passer par un choix stratégique des acteurs de cette cellule. Cette cellule doit être à 100% en capacité de gérer les différents rôles qui lui sont attribués.

Dans certains cas où les grandes entreprises ont déjà une gouvernance clairement défini, il est possible que le Ministry soit déjà une cellule de gouvernance existante. Cela ne pose pas de problème mais il sera indispensable de s’assurer que cette cellule ait l’ensemble des rôles déjà définis précédemment ou de faire évoluer cette cellule pour qu’elle puisse tenir l’ensemble de ces rôles.

Pour sa mise en place dans les organisations qui n’ont pas cette cellule, je peux vous donner quelques conseils utiles :

  • avoir le responsable du sourcing (ressources extérieures)
  • obtenir une personne du service RH en capacité de prendre des décisions
  • avoir une personne décisionnaire sur les aspects techniques
  • avoir un coach certifié pour accompagner cette cellule
  • obtenir un mandat pour être 100% autonome sur les décisions

Les membres du Ministry ne sont pas 100% dédié à cette cellule. Ils ont en général d’autres rôles essentiels au sein de l’entreprise. Cependant, ils devront impérativement dédier une partie de leur temps au Ministry pour que celui-ci fonctionne parfaitement bien.

Le Minister’s Council

Le Ministry devra se réunir une fois toutes les deux semaines au minimum pour traiter l’ensemble des sujets de la cellule. Cette cérémonie s’appelle le Minister’s Council et permettra de recevoir différents dossiers pour des lancements de framing agile.

La séance se déroule en plusieurs étapes successives :

  • rappel des objectifs du Minister’s Council
  • mise au point sur l’état d’avancement du Ministry Kanban
  • traitement des dossiers en entrée (demande de framing agile)
  • gestion des alertes remontées non traitées
  • conclusion en rappelant brièvement l’ensemble de la séance

Pendant le déroulé du Minister’s Council, il sera important d’avoir un facilitateur qui peut être une personne extérieure ou un des membres de l’équipe.

En cas de besoin de compte rendu (qui ne doit pas remplacer la clarté du management visuel), il sera conseillé de définir un “scribe” en début de séance.

Dans certaines structures, l’entrée en framing agile devient un pré-requis pour lancer un produit ; tout dossier devra alors passer par le Ministry pour pouvoir se lancer.

Conseil : Le Ministry doit être transparent sur son fonctionnement pour que l’état d’avancement des différents projets soient accessibles par tous. D’ailleurs, le Ministry pourra inviter quelques acteurs extérieurs à participer en tant qu’observateurs au Minister’s Council.Conseil : Les instances classiques du Ministry doivent être stables afin que chaque membre de celui-ci puisse facilement organiser son propre calendrier.

Mise en place de l’oMinistry (Obeya’s Ministry)

Le Ministry Kanban

La mise en place d’un Kanban pour le Ministry est très important car le nombre de tâches à traiter vont se multiplier surtout au démarrage de la mise en place du Ministry. Il est conseillé de partir d’un Kanban classique que le Ministry améliorera avec le temps selon les différents éléments de contexte qui s’ajouteront.

Voici le Ministry Kanban de base à créer :

Ministry Kanban
Ministry Kanban

Ce Kanban doit être alimenté selon les éléments de contexte que vous avez dans l’entreprise.

Pour expliquer ce Kanban en quelques mots, vous avez différentes colonnes représentant des états d’avancement :

  • todo : toutes les demandes quelque soit le type de celles-ci entrent dans cette colonne pour être en attente de traitement par le Ministry.
  • to treat in minister’s council : toutes les demandes qui seront dans cette colonne devront être traitées lors du prochain minister’s council.
  • in progress : toutes les demandes sont en cours de traitement seront dans cette colonne.
  • done : contient toutes les demandes sont traitées et intégralement terminées.

Il sera possible de subdiviser la colonne “in progress” en plusieurs parties pour différencier certains états d’avancement ; cependant, je vous conseille de veiller à ce  que ces états d’avancement soient applicables pour l’ensemble des demandes pour éviter d’avoir un board trop complexe à la lecture.

Je peux aussi vous conseiller d’utiliser des icônes pour présenter la phase d’avancement de vos framing. J’ai rajouté une icône “réalisation en cours” car certains Ministry gèrent également l’organisation des produits en cours de réalisation.

Ministry avatar
Ministry avatar

Sur notre tableau Kanban, nous proposons trois notions différentes :

  • urgence : parfois il y a des sujets urgents qui peuvent imposer au Ministry de faire un point sans attendre le prochain minister’s council. Cette ligne est placée en haut car après de nombreux tests, il s’est avéré que c’est l’endroit où elle a le plus d’impact.
  • statut classique : cette ligne sans nom est le déroulement normal de l’ensemble des demandes. Seules les demandes urgentes et mises en attentes ne viendront pas sur cette ligne
  • parking : parfois, il est obligatoire de mettre des demandes en attente car le Ministry n’est pas en mesure de les traiter sur le moment. Cette ligne peut permettre à certains moments de voir des gros dysfonctionnements au sein de la structure.

Le ministry devra adapter ce tableau Kanban au fur et à mesure pour qu’il représente au mieux l’activité de celui-ci.

Le Ministry Program

Le Ministry Program est un autre tableau Kanban qui permet de faire du suivi de framing sur le temps. Il permet d’avoir une bonne vision des framing agile en cours et d’avoir une facilitation pour la gestion de l’ensemble des framing.

Ce tableau est une représentation simplifiée d’un calendrier adapté à la gestion des framing agiles. Il présente également quelques outils utiles comme la zone des disponibilités et la zone team pour présenter les membres clés du framing gérés par le Ministry.

La zone de disponibilité est simplifiée à l’extrême mais doit être plus complète si vous êtes dans un contexte compliqué. Ici, on mettra un avatar par disponibilités possibles selon le taux de présence attendus lors des framing. Notre conseil est de positionner un coach framing à 30% et un framing master à 100% sur l’ensemble du déroulé du framing ; cela se représentera par 3 avatars par mois pour les coachs framing et 1 avatar par mois pour les framing master.

La zone disponibilité peut-être complétée par un calendrier de présence qui peut s’avérer très utile quand les effectifs sont en temps partiel.

L’ajout d’une ligne “event” peut-être utile pour rappeler des évènements qui peuvent avoir des impacts sur l’ensemble des framing agile.

le ministry program
le ministry program

Le Ministry responsable de l’intégration du processus

Si des processus existent déjà au sein de la structure, ce qui sera souvent le cas dans les grandes entreprises, il sera indispensable que le Ministry gère l’intégration du processus du framing agile à l’échelle avec les processus existant.

Il lui sera conseillé de se faire accompagner par des coach Lean et Agile qui l’aideront à trouver le meilleur fonctionnement général du Ministry au sein des processus existant et de trouver les meilleures adaptations nécessaires des processus actuels.

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