Risk board

risk board

Pour ce nouvel atelier, l’équipe va commencer par créer ensemble ce risk board complet qui se base sur la matrice gravité/probabilité et sur le modèle ROAM. Nous allons voir ensemble ces deux concepts qui sont très importants à comprendre pour une bonne gestion des risques.

La matrice gravité/probabilité

Le framing agile vous propose d’utiliser une matrice réputée pour son efficacité qui permet d’avoir une bonne visibilité des risques et de l’importance de ceux-ci. Cette classification sera très importante pour prendre des décisions sur le “comment gérer ce risque”. Elle est d’autant plus efficace quand nous la représentons visuellement. Pour cela nous aurons deux axes clés : gravité du risque s’il se réalise et la probabilité que celui-ci arrive.

Voici le résultat visuellement de cette matrice :

risk board
risk board

On en déduit rapidement que la case du haut à droite est la plus importante à traiter car le risque est relativement élevé. En opposition à cette idée, les risques qui sont classés dans la case en bas à gauche sont les risques les moins dangereux pour la vie du produit.

Remplir la matrice gravité/probabilité

Identification des nouveaux risques

Avant de continuer à créer notre risk board, le framing master va inviter l’ensemble des participants à réfléchir individuellement sur les risques qui peuvent être encouru tout au long du projet. Pour cela, il leur donnera des post’it ainsi que des stylos puis leur laissera 10 minutes pour réfléchir individuellement aux risques qu’ils ont identifiés. Ils n’oublieront pas que certains risques ont déjà identifié du démarrage du framing agile à cette étape ; ceux-ci sont dans la zone de risque créée dès le démarrage du framing agile.

Les participants utiliseront un post’it par risque identifié et ne seront pas limités en nombre de post’it à écrire.

Mise en commun des risques

Chaque participant viendra expliquer les risques qu’il a identifié un à un devant le tableau de la zone des risques.  L’équipe pourra discuter du risque pour amener le risque identifié à :

  • revoir son intitulé afin de clarifier certains points
  • être annulé car pas jugé comme un risque par une majorité de l’équipe
  • être découpé en plusieurs risques différents

Les participants n’auront pas le besoin de citer les risques qu’ils ont identifié lors de la réflexion individuelle si ceux-ci ont été placé sur la zone de risque précédemment par un autre membre de l’équipe.

Classification des risques

Le framing master va ensuite proposer à l’équipe de réfléchir à la classification des risques déjà identifiés (anciens et nouveaux). Pour avoir une bonne classification de ceux-ci, l’équipe va devoir déterminer trois éléments clés pour chacun des risques :

  1. quel est le type du risque identifié
  2. quelle est la gravité apparente du risque identifié
  3. quelle est la probabilité de rencontrer ce risque à l’avenir (même proche)

Donc la première chose à faire est de bien identifier les types de risques différents. Voici les types de risques que nous pourrions souvent identifier.

Les risques techniques

Sur certains nouveaux produits, l’équipe du framing agile peut voire doit utiliser des technologies récentes qui peuvent impliquer un grand nombre d’inconnues. Que coûterait une intervention externe ? Est-ce qu’il est possible techniquement que l’équipe puisse résoudre ces problèmes par elle même ? Des questions peuvent également se poser sur des technologies vieillissantes (non recommandées par le framing agile).

Les risques humains

Sur le cycle de vie d’un produit, les risques humains peuvent être nombreux et à ne pas négliger. Voici quelques exemples concrets :

  • si un expert part, est malade voire pire, quels sont les risques ?
  • n’a t’on pas deux leaders qui pourraient partir en conflit ?

Les risques juridiques

Si l’équipe doit faire appel à un prestataire externe mais que celui-ci ne respecte pas sa part de contrat, que faire ? Comment le service juridique va gérer ces aspects ?

Les risques de délais

Si le produit n’est pas livré (même sous sa forme MVP/MMP) à la date prévue, quels sont les risques liés à un éventuel dépassement de date ? Voici quelques possibilités possibles :

  • non respect de la législation
  • gain d’argent retardé
  • diminution des coûts retardée

Autres types de risques

Si l’équipe du framing agile identifie d’autres types de risques, elle ne doit pas hésiter à les mettre en avant.

Représenter ses types de risques

Pour la création du risk board, le framing agile recommande de faire une légende simple et utilisant des astuces classiques du management visuel.

légende - risk board
légende – risk board

Pour que le type de risques soient très visibles, je vous recommande d’utiliser des post’it de couleurs différentes. N’oublions jamais qu’un management visuel de qualité est une aide considérable dans la bonne gestion des choses.

L’équipe devra prendre chaque risque de la zone de risque un à un et décider ensemble de la catégorisation du risque ainsi que de son niveau de gravité et de probabilité. Pour cela, l’équipe écrira chaque risque sur un post’it de la couleur de sa catégorisation puis placera ceux-ci dans la bonne case de la matrice.

Si l’ensemble de l’équipe n’est pas unanime sur le positionnement d’un des risques et surtout si l’un des membres met son “véto” sur le positionnement de celui-ci, le framing master posera ce risque dans la case qui semble avoir le plus de voix tout en mettant une pastille de couleur sur celui-ci.

Si ce cas arrive, le framing master devra rajouter la pastille et son explication sur la légende du management visuel. Il est essentiel que le management visuel soit compréhensible sans ambiguïté.

risk board
risk board

Qu’est-ce que le modèle ROAM ?

Le modèle ROAM est un modèle de gestion des risques 100% adapté à l’univers agile. Il permet de s’assurer que chaque risque donnera lieu à une décision concrète sur sa gestion voire son acceptation. D’ailleurs le framing agile conseille fortement de prendre une décision forte sur l’ensemble des risques identifiés.

Le modèle ROAM est un acronyme simple pour définir :

  • Resolved (résolu) : le risque a été intégralement pris en charge et est totalement écarté à présent
  • Owned (pris en charge) : une personne a pris en charge le risque afin de la résoudre intégralement ou partiellement
  • Accepted (accepté) : le risque est accepté par l’équipe qui en acceptera les éventuelles conséquences si le celui-ci devait arriver.
  • Mitigated (atténué) : le risque a été géré de façon partielle pour diminuer les conséquences potentielles de celui-ci si l’équipe devait le rencontrer.

En effet, ce modèle est très intéressant car il permet d’amener l’idée qu’un risque peut être géré de façon partielle : on diminue les conséquences du risque et/ou les chances de le rencontrer sans pour autant le gérer intégralement. Il permet également à l’équipe de valider qu’elle accepte de prendre le risque dans les cas où elle ne le traitera pas.

Voici à présent une représentation sous forme d’un kanban permettant de mélanger ce modèle ROAM et le matrice gravité/probabilité :

risk board avec ROAM
risk board avec ROAM

Les prochains risques identifiés

A la suite du framing, l’équipe pourra identifier d’autres risques qui n’avaient pas pu être identifier auparavant. Ceux-ci seront mis au fur et à mesure dans la zone de risque. Il seront également mis dans le risk board quand l’équipe pourra être réunie intégralement pour définir ensemble la probabilité et la gravité de chacun.

Conseil si des risques identifiés avant cet atelier sont urgents à traiter, il ne faudra pas attendre cet atelier pour les traiter. Le framing master prendra en charge ces risques et tentera de trouver des solutions pour les faire disparaître.

 

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