Framing Starter Board (v2)

Framing Starter Board
Framing Starter Board

Le Framing Starter Board est un nouvel atelier ajouté en démarrage du framing agile pour aider l’équipe à démarrer dans de meilleures conditions. Il a été ajouté lors du framing agile 1.1 pour améliorer le démarrage du framing agile.

Nous allons profiter de cet article pour comprendre son intérêt et comment le remplir. Nous vous recommandons de faire un petit Ice breaker pour commencer ce long atelier ; en effet, cela permettra de dynamiser le groupe qui va travailler ensemble.

Framing Starter Board

Cet atelier très simple a pour objectif d’aligner l’ensemble de l’équipe sur le déroulé du framing agile et sur les attendus en sortie de celui-ci. En effet, si le Framing Master connaît parfaitement son sujet, ce n’est pas forcément le cas du reste de l’équipe. Il sera donc essentiel d’aligner l’ensemble de l’équipe sur le déroulé du framing et les attendus de celui-ci.

Ce Framing Starter Board va guider le démarrage de votre Framing Agile. Il présente le déroulé simple de l’atelier.

Framing Starter Board v2
Framing Starter Board v2

Vous pouvez télécharger le PDF ici : télécharger le framing starter board V2

Ce Framing Starter Board se lit ligne par ligne de façon très simple ; sur chaque ligne, on travaillera chaque colonne de gauche à droite.

L’enchaînement des sujets sera le suivant :

  • go around the table : chaque participant se présente
  • agile framing presentation : présentation rapide du framing agile et des objectifs de celui-ci
  • subject presentation : présentation du sujet qui a amené à faire ce framing agile
  • sponsor’s word : petit mot rapide des sponsors pour rappeler les objectifs et leurs attentes
  • subject summary : tous les participants tentent de résumer le sujet global de ce framing agile
  • key user motivation : demander quelle est la motivation des utilisateurs clés
  • our skills : définir les compétences présentes dans l’équipe de ce framing agile
  • framing expected outcomes : quels sont les résultats attendus en fin de framing agile
  • external skills needs : quelles compétences externes seront nécessaire pour le bon déroulement global de ce framing agile

Pour faire cet atelier, le Framing Master collera le Framing Starter Board sur le mur ; il animera et facilitera l’atelier avec pour objectif que les participants remplissent le Board.

Il cochera chaque case (pour les 4 premiers points à aborder) quand ces points auront été intégralement abordés.

Go around the table

Il n’est pas rare que tous les participants ne se connaissent pas lors de cet atelier (ou peu). Le framing master proposera à l’ensemble des participants de se présenter brièvement ; il est important que chaque participant sache identifier les rôles et les prénoms de chacun.

Il demandera à chaque personne de dire :

  • qui je suis (prénom, nom, position dans l’entreprise) 
  • mon rôle dans le framing agile
  • mon taux de présence (complet, x%, intervenant à la demande…)

Il est recommandé d’avoir d’ailleurs une petite fiche simple posée devant chaque participant qui rappelle : rôle dans le framing agile, taux de présence et le prénom. Il est préférable d’exclure le nom de famille afin de créer plus de proximité entre les participants et d’enlever un éventuel aspect hiérarchique souvent présent.

around the table - framing starter board
around the table – framing starter board

L’utilisation d’un code couleur permet de simplifier la visibilité des différents rôles présent lors de cet atelier.

Comme nous l’avons tous probablement connu à l’école, la fiche (morceau de feuille plié en triangle) pourra se mettre devant chaque participant afin d’être visible par tous.

Nom des participants
Nom des participants

 

Conseil de facilitation : le framing master devra contenir les participants qui ont tendance à se disperser lors de leur présentation. Il pourra rappeler à ces participants que si la présentation est trop longue, certaines personnes en oublieront une grande partie voire les éléments clés de celle-ci

Agile framing presentation

Le framing master va continuer cet atelier en présentant l’Agile Framing Framework avec l’aide du canvas du framework ; il ne présentera que la couche “basic solution” qui explique le déroulé d’un framing agile unitairement. Cette présentation doit être concise (10 à 15 minutes) pour ne pas perdre l’attention des participants. Il rapellera aux participants qu’il sera présent tout au long du framing pour expliquer plus en détail chaque atelier rencontré et pour les animer.

Conseil de facilitation : le framing master n’expliquera pas le contenu des ateliers car il est possible que certains ateliers changent si la situation le nécessite. Certains produits spécifique peuvent imposer de remplacer un atelier par un autre.

 

Canevas framing agile v2
Canevas framing agile v2

Subject Presentation

Le Framing Master va commencer l’atelier en présentant l’Agile Framing Framework (AFF) avec l’aide du canvas du framework. Cette présentation doit être concise pour ne pas perdre l’attention des participants. Le Framing Master ne prendra que 15 minutes maximum pour faire cette présentation pendant laquelle il ne rentrera pas dans les détails.

Quand cette présentation sera terminée, l’équipe pourra poser des questions au Framing Master afin de ne pas avoir de zones d’ombre sur ce framework qui peut paraître complexe à première vue.

Il est important que le Framing Master s’assure que l’équipe comprenne bien le déroulé du framework, les règles d’or qui le caractérisent et la gouvernance autour du Framing Agile.

La deuxième présentation sera réalisée par les demandeurs de ce nouveau produit. Ils auront 15 minutes pour présenter la première vision du produit qu’ils imaginent. Ils ne devront pas donner de solutions mais plutôt amener les hypothèses imaginées qui seront challengées lors du Framing Agile.

La présentation se terminera par le mot du sponsor qui doit motiver l’équipe à faire un bon Framing Agile. Ce mot du sponsor ne doit pas durer plus de 5 minutes. Le Framing Master peut préparer avec le sponsor en amont de la cérémonie avec un elevator speech.

Conseil de facilitation : le framing master devra rapidement analyser l’ensemble des participants pour repérer les participants qui se mettent en retrait. Il n’hésitera pas à interpeller ceux-ci pour s’assurer qu’ils ont bien compris l’ensemble du périmètre du produit.

Sur certains produits, il peut-être très compliqué pour certains participants de bien comprendre le produit attendu.

Subject summary

Le Framing Master invitera l’ensemble des participants à prendre une feuille et de se donner 10 minutes pour tenter de créer une phrase qui présente le produit présenté par les demandeurs.

Quand le temps est écoulé, chacun des participants viendra présenter debout devant le Framing Starter Board, la phrase qui pour lui présente le mieux le produit. Dès lors, l’équipe et les demandeurs pourront critiquer (positivement et négativement) cette phrase. Le framing master rappellera qu’il est essentiel de critiquer en gardant à l’esprit l’importance d’être dans la “bienveillance”.

Quand l’ensemble des participants sont passés, ils vont se réunir autour du Framing Starter Board pour constituer ensemble la phrase finale sous les yeux des demandeurs. Ils pourront utiliser un board blanc ou une feuille de paperboard pour faire un brouillon avant d’écrire la version finalisée de ce résumé.

Cette phase de travail est importante car elle permet de s’assurer que le sujet proposé par les demandeurs est bien compris par l’ensemble des participants. Il leur sera bien plus facile de travailler sur le sujet si ils le maîtrisent.

Quand cette case est terminée, les demandeurs et les sponsors pourront prendre congé et retrouver leurs activités normales.

Attention : si la demande n’est pas bien comprise dès cet atelier, les participants au framing agile perdront encore plus de temps après pour trouver toutes les informations nécessaires. Les demandeurs et/ou sponsors ne seront plus autant disponibles dès qu’ils quitteront l’obeya.

Key user motivation

En deux minutes, le framing master proposera aux utilisateurs clés présents de nous donner une idée de leur motivation par rapport au sujet qui a été présenté et compris de tous. Cet indicateur permettra d’identifier :

  • l’implication qu’ils pourraient avoir
  • la nécessité de challenger le produit présenté
  • s’ils y croient au futur produit (à première vue)

Comme pour la technique du ROTI, le framing master leur demandera de définir leur motivation de 1 à 5 par rapport au produit désiré par les demandeurs en utilisant leurs doigts ; ceux-ci présenteront leur impression en même temps au “Go” du framing master. 

Voici une image simple qui montre comment présenter son niveau de motivation avec ses doigts.

roti - framing agile
roti – framing agile

L’utilisation des doigts permet de faire l’exercice très vite et ne demande aucune préparation en amont.

Our skills

L’équipe remplira cette case en indiquant l’ensemble des compétences de chacun des participants qui feront parti de l’équipe du framing agile qui démarre. Par exemple le lead technique pourrait mettre : développement front, développement back, modélisation de la base de données…

Attention : l’équipe ne doit pas indiquer les rôles mais uniquement les compétences nécessaires dans cette case.

Si le but est d’avoir une équipe pluri-disciplinaire autonome, cela ne sera pas toujours possible. Dans les grands groupes, certaines actions ne pourront être réalisées que par une équipe externe à celle du framing. Par exemple, l’obtention de serveurs de recette devra obligatoirement passer par une demande à une unité de l’entreprise spécialisée dans les infrastructures.

Conseil de facilitation : le framing master proposera de remplir cette case en premier lieu avec des post’it afin de permettre aux participants de confronter leurs idées plus facilement.

Les participants écriront le résultat final dans le board quand l’ensemble de l’équipe sera d’accord sur l’ensemble des éléments à mettre dans cette case.

Framing Expected outcomes

En fin de framing agile, il y aura des livrables à fournir. Ils seront plus ou moins imposant selon la taille des structures et de leurs politiques internes. Le Framing Master qui doit bien connaître les processus de l’entreprise aidera l’équipe à définir ces livrables.

Par défaut, le framing agile impose en livrable d’avoir un cadre de travail formalisé pour la phase de réalisation et un premier sprint backlog affiné (ou iteration backlog affiné).

Dans certaines structure, il sera imposé de livrer un document formaté contenant :

  • l’architecture technique
  • les validations de budget de chaque lot
  • les ressources et les TJM associés

Il faut que l’équipe ait conscience de tous les livrables à fournir en fin de framing pour commencer la phase de réalisation. C’est pour cela qu’il est nécessaire de faire cet exercice dès le début du Framing Agile.

Conseil de facilitation : le framing master proposera de remplir cette case en premier lieu avec des post’it afin de permettre aux participants de confronter leurs idées plus facilement.

Les participants écriront le résultat final dans le board quand l’ensemble de l’équipe sera d’accord sur l’ensemble des éléments à mettre dans cette case.

External Skills Needs

Maintenant que l’équipe a conscience des attendus en fin du Framing Agile, elle devra définir les compétences extérieures nécessaires pour que l’obtention de l’ensemble de ces livrables soit possible.

C’est à cet endroit que vous pourriez indiquer la nécessité d’avoir besoin de compétences devops, de compétences d’architectes…

Conseil : les participants doivent profiter de ce moment pour ensemble s’assurer que tous les utilisateurs clés ont été identifiés. Si ce n’est pas le cas, les participants noteront les “noms” ou les “rôles” de ceux-ci.

 

Conseil de facilitation : le framing master proposera de remplir cette case en premier lieu avec des post’it afin de permettre aux participants de confronter leurs idées plus facilement.

Les participants écriront le résultat final dans le board quand l’ensemble de l’équipe sera d’accord sur l’ensemble des éléments à mettre dans cette case.

 

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